Une foule de détails doivent être pris en compte pour que tout se passe bien: microphones, écrans et projecteurs, connexion WiFi pour les tablettes et ordinateurs portables, suffisamment de prises électriques (et de rallonges), bouteilles d'eau, documents de dernière minute (les fameux «Tischpapier») ou encore noms sur les tables. Le placement doit refléter les quatre conférences régionales de la CDIP, avec en touche finale les petits drapeaux cantonaux posés devant chaque membre de la Conférence – une indication visuelle parfois fort utile pour les procès-verbalistes lorsque les discussions s’emballent.

Car un procès-verbal de chaque séance consigne les interventions dans leur langue respective (français ou allemand). Auparavant, il aura fallu préparer la documentation de séance, constituer un PDF par langue pour chaque dossier et, jusqu’à la fin de l’année dernière, les photocopier. Au fil des années, un nombre astronomique de copies papier ont ainsi été envoyées par courrier postal. Depuis 2023, pour des raisons d'économie d'énergie notamment, la CDIP est passée au tout numérique. Les fichiers sont mis à disposition sur une plateforme à accès fermé, trois semaines avant la date de l’assemblée.